Kemudahan Menggunakan SAPTO untuk Proses Akreditasi Prodi

SAPTO singkatan dari Sistem Akreditasi Perguruan Tinggi Online merupakan sistem yang dikembangkan Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) untuk meningkatkan efisiensi dan kualitas proses akreditasi perguruan tinggi yang diselenggarakan oleh BAN-PT. SAPTO mendukung setiap proses yang dilakukan dalam akreditasi seperti pengajuan usulan akreditasi oleh perguruan tinggi, pemeriksaan dokumen, penugasan asesor dan validasi yang dilakukan, proses asesmen kecukupan (AK) dan asesmen lapangan (AL) oleh asesor. 

Dalam sistem SAPTO Perguruan Tinggi (PT) berperan sebagai entitas yang mengajukan usulan akreditasi baik untuk Akreditasi Perguruan Tinggi (APT), maupun Akreditasi Program Studi (APS).  Setiap perguruan tinggi akan diberi1 (satu) akun menggunakan kode perguruan tinggi yang terdaftar pada Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PD-Dikti). Akun tersebut digunakan untuk mengajukan akreditasi perguruan tinggi dan akreditasi program studi yang berada di lingkungan perguruan tinggi tersebut.

Halaman Muka SAPTO

Program Studi Pendidikan Teknik Elektro Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sultan Ageng Tirtayasa (Prodi PTE FKIP Untirta) tempat saya bekerja belum lama ini baru saja menyelesaikan proses Akreditasi Program Studi (APS). Kami sangat terbantu dengan adanya sistem akreditasi online ini. Melalui SAPTO ini, kami dapat mengecek status proses akreditasi yang sedang berlangsung ini dimana saja, kapan saja dan darimana saja kami bisa mengaksesnya.
Tim taskforce akreditasi tinggal mengunggah file akreditasi melalui SAPTO ini. Sebelumnya, borang harus dibuat terlebih dahulu sesuai dengan data yang sebenarnya di prodi tersebut. Kelengkapan dokumen untuk pengajuan akreditasi program studi (S1, S2, S3, Diploma) yang harus dipersiapkan sebelum diunggah ke SAPTO adalah:
a) Surat Pengantar dari Pimpinan Institusi
b) Surat Pernyataan

c) Buku IIIA (Borang Program Studi)
d) Lampiran Borang Program Studi (hanya yang diwajibkan dalam Buku IIIA)
e) Buku IIIB (Borang Unit Pengelola Program Studi)
f) Lampiran Borang Unit Pengelola Program Studi (hanya yang diwajibkan dalam Buku IIIB)
g) Evaluasi Diri
h) Borang Data Kuantitatif (sesuai template BAN-PT)

Setelah semua file tersebut lengkap, kemudian file tersebut dikonversikan menjadi file PDF. Ukuran file jangan melebihi dari 25 MB karena akan gagal upload jika lebih dari itu.
Langkah berikutnya adalah login ke SAPTO (username dan password-nya hanya 1 saja yang diberikan ke perguruan tinggi), sehingga setiap prodi yang bernaung di perguruan tinggi tersebut harus meminta username dan password ke pengelola SAPTO.
Unggah semua dokumen tadi dalam bentuk PDF, kecuali borang data kuantitatif dalam bentuk Microsoft Excel. Setelah berhasil diunggah, maka tinggal menunggu proses. Kita dapat melihat proses yang berlangsung melalui SAPTO dengan login terlebih dahulu.
Itulah kemudahan sistem akreditasi saat ini, jadi tidak perlu lagi capek-capek membawa berkas dokumen akreditasi berkardus-kardus ke BAN-PT Jakarta. Kita hanya perlu mengunggah file-file dan menunggu prosesnya sampai dengan divisitasi oleh asesor dalam asesmen lapangan dan menunggu hasilnya. Pengguna dapat memantau status pada menu daftar pengajuan. Ada 12 status yang menunjukkan kemajuan dari proses pengajuan akreditasi yaitu: 1) Submit dokumen, 2) Revisi dokumen, 3) Menunggu proses AK, 4) Proses AK, 5) Tidak lulus AK, 6) Tunda AL, 7) Proses AL, 8) Menunggu penetapan hasil AL, 9) Menunggu penerbitan SK, 10) SK dan sertifikat terbit, 11) SK dan sertifikat terkirim, 12) Tidak terakreditasi.

Mudah dan praktis, kan?

Saat ini saya sudah membantu proses akreditasi Prodi PTE dan Prodi Magister Pendidikan Bahasa Inggris Untirta melalui SAPTO. Semua proses sudah dilakukan, selanjutnya perbanyak memanjatkan doa untuk hasil nilai akreditasi yang terbaik. Aamiin.

Tutorial penggunaan SAPTO, dapat diunduh di sini.