Setup Manajemen Penerbitan Jurnal Berbasis OJS

Hari pertama pelatihan manajemen jurnal di BPP UGM adalah praktik setup manajemen penerbitan berbasis Open Journal System (OJS) yang disampaikan oleh Andrian Dion Priadi dan Sasmita Gandawati.

BPP UGM

E-journal  System merupakan jurnal online yang menggunakan perangkat lunak  Open Journal System (OJS) untuk mendukung pengaturan dan penerbitan jurnal ilmiah secara online. OJS didesain sebagai sistem multi jurnal yang dapat digunakan untuk mengelola sejumlah  jurnal  dalam  sebuah  instalasi  tunggal.  Jurnal  online  dapat  dikelola  dan dikembangkan oleh tim pengembang jurnal perguruan tinggi atau organisasi profesi.

Open Journal  System(OJS) adalah jurnal online dikembangkan oleh Public Knowledge Project. Untuk informasi umum tentang OJS dan penelitian sistem terbuka  lainnya, kunjungi PKP di situs web http://pkp.sfu.ca.

Journal  Manager  mengelola  seluruh  sistem publikasi.  Tugas  ini  tidak  membutuhkan keterampilan teknis yang tinggi, karena seorang Journal Manager hanya mengisi formulir berbasis  web,  dan  mengunggah  file.  Journal  Manager  melakukan  set  up  jurnal,  dan melakukan  pendaftaran  untuk  editor,  section  editor,  coopy  editor,  layout  editor,  proof reader,  dan reviewer.  Journal  Manager  juga mempunyai  akses ke sistem manajemen jurnal  yang lain,  dan dapat  membuat  edisi  jurnal  baru,  mengubah email  standar  yang digunakan sistem, mengelola Reading Tools yang disediakan dalam jurnal,  dan melihat statistik jurnal yang diproses oleh sistem.

Untuk masuk ke halaman manajemen jurnal (Journal Management), harus log in sebagai  Journal  Manager. Jika proses log in berhasil, maka akan ada link Journal  Manager pada jurnal  tertentu. 

Pada halaman Journal Management terdapat 3 bagian utama yaitu, Management Pages, Users dan Roles, yang masing-masing bagian memiliki beberapa link.

Setup Jurnal

Mensetup jurnal  dapat  dilakukan  dengan  cara  mengklik  link  Setup pada  blok  Management Pages. Terdapat 5 langkah untuk mensetup jurnal. 

Langkah 1. Details

1.1 General Information, ini adalah form isian tentang informasi umum jurnal. Informasi tersebut diantaranya nama jurnal, singkatan, alamat, ISSN versi cetak dan ISSN online. 

1.2 Principal Contact, Bagian ini dapat ditambahkan alamat kontak dari ketua editor.

1.3 Technical Support Contact, di sini  dapat menambahkan alamat kontak dari tim pendukung teknis (technical support). Informasi kontak ini akan ditampilkan di halaman editor, author, dan reviewer. Tim pendukung teknis  ini harus orang yang mempunyai pengalaman kerja dengan sistem jurnal, sehingga mampu memecahkan masalah ketika seorang editor, author, atau reviewer mempunyai kesulitan dalam memanfaatkan sistem jurnal.

1.4 Email Identification,  pada bagian ini,  terdapat  field signature, biasanya diisikan alamat kontak dari jurnal tersebut,  atau lainnya sesuai  dengan kebijakan dari editor jurnal. Informasi yang diisikan dalam field siganture ini akan ditampilkan pada bagian bawah isi email, setiap kali melakukan pengiriman email. Selain itu, ada pula field Bounce Addreess, yang digunakan untuk pengalaman  pesan  email  yang  tidak  berhasil  terkirim.  Untuk  mengaktifkan  opsi  ini,  site administrator  harus  mengaktifkan  terlebih  dahulu  opsi  allow_envelope_sender  pada  file config.inc.php.

1.5 Publisher, nama organisasi atau institusi yang penerbit jurnal dapat diisikan di sini.

1.6 Sponsoring Organizations, bagian ini dapat  isi jika jurnal yang diterbitkan memiliki sponsor. Sponsor jurnal akan ditampilkan di halaman About the Journal. Jika ingin menambahkan sponsor lagi, klik tombol Add Sponsoring Organization atau klik tombol Delete untuk menghapusnya.

1.7 Source  Of  Support,  pada  bagian  ini  diisi  sumber  pendukung  yang  lainnya.  Jika  ingin menambahkan sumber pendukung lagi, klik tombol Add Contributor.

1.8 Search Engine Indexing, di sini untuk memasukkan diskripsi tentang ruang lingkup jurnal dan kata  kunci  untuk  memudahkan  sebuah  mesin  pencari (search engine) melakukan pengindeksan terhadap isi jurnal. Gunakan titik koma (;) jika kata kunci lebih dari satu.

1.9 Journal History, pada bagian ini untuk menambahkan informasi tentang sejarah jurnal.

Langkah berikutnya, lebih detail dapat dibaca di buku yang saya tulis, yang berjudul "Manajemen Jurnal Ilmiah Online Berbasis Open Journal System (OJS)"

Yogyakarta, 17 September 2018